2024/12/23
請求書作成を効率化する4つの方法
コラム
企業において請求書作成は、自社が提供した商品やサービスの対価を抜け漏れなく回収するための重要な業務です。
取引先が多い場合は膨大な件数を処理しなければならず、担当者の負担が大きくなってしまうことから、請求書作成を効率よく行いたいと考える企業は少なくないでしょう。
この記事では、請求書作成を効率化する方法について解説します。
請求書の作成業務を効率化するには、以下の4点が効果的です。
・業務フローを見直す
・請求書のペーパーレス化を進める
・請求書発行システムを導入する
・請求代行サービスを活用する
それぞれの内容をみていきましょう。
業務フローを見直す
請求書作成の効率化に向けて、まずは一連の業務フローを見直し、効率的ではない業務を洗い出しましょう。
「請求書の封入作業に時間がかかっている」「計算ミスが頻発している」などの課題が明確になれば、メールでの請求に置き換えたり、計算システムの導入を検討したりするなどの改善策がおのずと見えてきます。
請求書のペーパーレス化を進める
従来どおり紙ベースで請求書を発行している場合は、書類の電子化によって業務効率化が可能です。
紙の請求書を印刷・封入して送付する必要がなくなるのはもちろん、システム上で自動計算ができるようになるなど、よりスムーズな運用を目指せます。
インターネット環境とデバイスがあれば請求業務が遂行できるため、時間や場所にとらわれずに作業を行えるのもメリットです。
近年ではペーパーレス化に着手する企業が増えているものの、紙文書でのみやりとりしている企業も存在します。
紙でのやりとりが必要な取引先は紙文書で対応するなど、臨機応変に対応しながらペーパーレス化を進めていきましょう。
請求書発行システムを導入する
近年では電子請求書発行システムが普及してきており、これらを導入するという方法も挙げられます。
請求書発行システムは、請求金額の計算や発行、送付などの作業を自動化できるツールです。
請求書作成にかかわる手間の削減や人的ミスの減少などの効果が期待できます。
電子データとして書類を保管できるのはもちろん、会計ソフトと連携して効率的に業務を進められるようになるなど、メリットが非常に多い改善策です。
請求代行サービスを活用する
請求書作成を効率的に行うには、請求代行サービスの活用も有効です。
請求代行サービスでは、請求書の発行はもちろん、入金確認から代金回収までさまざまなサービスを提供しています。
正確に業務をこなすだけではなく、業務改善やキャッシュフローなどについてのアドバイスを受けられるのも利点です。
請求業務を自社で実施するのが負担と感じているようであれば、税務のプロにお願いするのも一案でしょう。
この記事では、請求書作成を効率化する4つの方法を解説しました。
請求書作成業務を効率化するには、業務フローの見直しを行い、ペーパーレス化やサービス活用に着手することが重要です。
解決したい課題を明確にし、自社に合う方法を取り入れながら請求書作成の効率化を図っていきましょう。
K&P税理士法人
山口 貴澄
経理業務改善、経理体制構築、クラウドツール導入支援
大学卒業後、建築業界、学習塾の教室長などを経た後、ベンチャー企業の経理業務に従事。
その後、中小企業の経理業務の効率化に貢献したいとの思いから、会計事務所業界に転身し、2020年にK&P税理士法人へ入社。
前職で多業種から経理業務改善の相談に対応した経験から、クラウド・ITツールを活用した経理フローを構築し、経理業務の負担を圧倒的に軽減する提案に定評あり。
特に、マネーフォワードのクラウド会計の導入支援を得意とするほか、初級シスアド（現ITパスポート）、Excel表計算処理技能認定試験1級も保有。
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