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2022.09.26

請求書の管理を電子化する7つのメリット

「ペーパーレス化」「インボイス制度」などというキーワードが話題となる中、事業者においては、「請求書の電子化」についてキャッチアップしておく必要があるでしょう。

今回は、請求書の管理を電子化するメリットについて探っていきます。

１．請求書の電子化とは

「請求書の電子化」とは、従来、「紙ベース」で行っていた請求書のやり取りや保存を「電子データ」で行うことです。

「デジタル化」「ペーパーレス化」推進の一環として、電子帳簿保存法の改正（2022年1月施行）により、電子取引における電子データ保存の義務化が図られることになりました。

原則として、電子取引で受領した請求書などの書類は紙だけでの保存が禁止され、電子保存が義務づけされたのです。（社内確認用としての紙出力・保存までは禁止していませんが、電子データがないと会計の証拠書類として扱われませんので注意が必要です）

ただし、2023年12月31日までは猶予期間として、紙での保存が可能です。 請求書の電子化には「真実性の確保（タイムスタンプの活用など）」「可視性の確保（検索システムの活用など）」などの保存要件が必要になっています。

ちなみに、請求書に関しては「消費税の仕入税額控除を受けるために必要な適格請求書」＝「インボイス制度」が2023年10月1日より適用され、インボイスに関しても電子保存が必要なので注意が必要です。

2022年と2023年は紙の請求書と電子データの請求書が混在するので、間違いのないように、しっかりと制度を把握して、請求書の電子化に対応できるように社内システムの整備を行いましょう。

２．請求書の管理を電子化するメリット

請求書の管理を電子化するメリットは以下のとおりです。

●請求書発行側・受領側双方で業務効率化が図れる
　発行側：請求書発送業務や到達確認が不要になる
　受領側：ファイリング業務や会計ソフトへの入力業務がなくなり、検索業務も楽になる
●ペーパーレス化によりさまざまなコストが削減できる：削減できるコストは、「印刷外注・封筒・用紙・インク代など請求書の印刷関連コスト」「人件費」「郵送費」「請求書保管費用」など
●メールで電子化した請求書を送信すれば請求書の送付履歴がチェックできるので「請求書が届いていない」などのトラブルが回避できる
●省スペース化できる
●訂正などもスムーズに行える
●電子化によりインターネットでやり取りできるため出社の必要性がなくなる
●法律に則った社内システムの整備ができる

３．まとめ

請求書の管理の電子化におけるメリットはご理解いただけたでしょうか。

請求書の管理の電子化にはまだまだ課題もあります。
「電子化するための初期費用や管理コスト」「電子化に移行するための手間」「データ管理」「電子帳簿保存法への準拠」「自社に適した細かなルールの作成・徹底」などです。

請求書の電子化におけるメリットや課題をしっかりと把握した上で、自社に適した請求書の管理方法を検討することをおすすめします。

また、経理業務の効率化および法律への対応などを図る上では、経理業務のアウトソーシングなども検討してみましょう。

弊社では税理士法人として、記帳代行も請け負っておりますので、電子帳簿保存法や、消費税インボイス制度と合わせてサポートさせていただきます。お困りの方はぜひ一度、ご相談ください。

この記事を担当した専門家

K&P税理士法人

山口 貴澄

専門分野

経理業務改善、経理体制構築、クラウドツール導入支援

経歴

大学卒業後、建築業界、学習塾の教室長などを経た後、ベンチャー企業の経理業務に従事。
その後、中小企業の経理業務の効率化に貢献したいとの思いから、会計事務所業界に転身し、2020年にK&P税理士法人へ入社。
前職で多業種から経理業務改善の相談に対応した経験から、クラウド・ITツールを活用した経理フローを構築し、経理業務の負担を圧倒的に軽減する提案に定評あり。
特に、マネーフォワードのクラウド会計の導入支援を得意とするほか、初級シスアド（現ITパスポート）、Excel表計算処理技能認定試験1級も保有。

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